El registro de compras es de suma importancia para la empresa ya que brinda múltiples beneficios.
Al ingresar la compra puede obtener un control paralelo de los documentos, un estado de las cuentas por pagar a proveedores, actualizar con mayor facilidad los precios, corregir impuestos que estén mal ingresados en la base de datos de la empresa, actualizar el inventario, revisar bonificaciones y descuento que el proveedor realizó.
Sección 1
Datos Compra encabezado
1. N° Doc.: En este espacio se agrega el número original de la factura, lo puedes observar en la segunda pestaña «Aceptación en Hacienda» «N° Consecutivo» puede agregar del número del documento los últimos 5 números después de los ceros. Se recomienda utilizar el mismo formato en todas las compras que se realicen a futuro.
Si no tiene el número del XML puede agregar el consecutivo de la factura física utilizando el mismo formato de colocar los últimos 5 números después de los ceros.
2. Proveedor: Para registrar la compra de un proveedor en especifico se agrega el código del proveedor en el espacio en blanco. Sino se tiene conocimiento de cual es el código asignado del proveedor, puede presionar la tecla Enter o el botón de F3 para que el sistema muestre el listado de proveedores.
Con la ayuda de los filtros puede realizar una búsqueda por medio de la cédula, nombre de la empresa , razón social o dirección.
3. Bodega: De manera predeterminada el sistema asigna la bodega que se estable en la sucursal, en este caso es la 1 Bodega Principal, si se desea ingresar la mercadería a otra bodega, puede borrar la opción y agregar el número de la bodega o bien utilizar el botón de F5 o presionar la tecla Enter y el sistema realiza la búsqueda en las diversas bodegas.
4. Lista de precio: En la mayoría de los casos se carga de forma automática la Lista de precios de compras que se establece en la sucursal, en este caso es la 2 Lista de Costos, si necesitamos utilizar otra lista de precios solo es de borrar en número actual de la lista y buscar con el botón F7 las diversas listas de precios que tengamos creadas, también podemos darle en el espacio vacío Enter para que me desglose las diversas listas de precio.
5.Observaciones: este espacio esta diseñado para que el usuario agregue información relevante para la empresa acerca de la compra que esta ingresando.
6. Articulo, leer Código Barras: El usuario puede agregar los artículos a la compra de tres formas:
- Con un lector para códigos de barras (escáner): presione el cuadro que se observa a la par de leer código de barras para activar la búsqueda de los artículos y escanee el producto.
- Digitando el código alternativo: en el espacio que se observa puedes agregar el código interno del producto de forma manual (escribiéndolo)
- Método de búsqueda por nombre: utilice el botón F8 que aparece con una lupa, agrega la descripción (nombre) del producto que desea agregar a la compra.
Cuando aparezca el nombre del artículo en el rectángulo que se observa en la imagen, presiona la tecla Enter para que te desglose las opciones de cantidad, descuentos, bonificación, de la línea a facturar.
7. Fecha: en la factura de compra es necesario modificar la fecha, para que ambos documentos el original y el del sistema cuenten con el mismo consecutivo. Seleccionamos la flecha y el sistema nos despliega el calendario para que elijamos la fecha correspondiente a la emisión de la factura.
8. Fecha de vencimiento: esta fecha la podemos marcar de dos formas:
- Sí la factura es contado, se coloca la misma fecha de la emisión de la compra.
- Por otro lado sí la factura es de crédito se coloca el plazo correspondiente de la fecha limite para cancelar el documento al proveedor.
9. Forma de pago: opción para elegir si la compra se realizo de contado o el proveedor le otorgo crédito.
10. Guardar:
Esta es la opción para Guardar el documento en el sistema puede presionar el botón de Guardar F2.
El sistema le mostrara 3 opciones para que guarde la compra.
- Procesar la compra como Regimen Tradicional (con factura electrónica): esta opción se elige para las facturas que llegan al correo de la empresa proveedora por medio de XML, el sistema realiza el registro del documento pero no vuelve a enviarla Hacienda, porque esta ya se encuentra en ella.
- Procesar la compra como (Regimen Simplificado): esta opción se utiliza cuando el proveedor esta inscrito en hacienda pero no esta obligado hacer la factura electrónica, en estos casos la empresa que compra, debe de emitir el documento creando en la base de datos el cliente con todos los datos que hacienda solicita para emitir una factura electrónica: «Información» Razón Social, Nombre, ID, Dirección, Correo Electrónico y como se podría Ubicarlo en el territorio nacional «Organización territorial» País, Provincia, Cantón, Distrito, Barrio.
- Guardar en Sin Procesar: esta opción es para que la factura se guarde en documentos sin procesar para después volver a consultar, editar o agregarle más productos.
Cuando eliges la opción de Documentos procesados opción 1 y 2 la factura se registra como un ingreso de mercadería y se aplican los demás procesos que se mencionaban en el inicio del documento.
11. Saldo: Esta opción muestra al usuario el saldo real del articulo, sin contemplar aun las unidades de la compra que esta digitando.
12 .En la derecha superior de la pantalla de Facturación podrás observar:
Subtotal de la factura (monto sin IVA)
Descuento, se muestra el total de descuento que se aplicó en la factura
Impuesto, total de impuesto que se debe cobrar en la factura
Imp. Especial. total del impuesto especial
Total de la factura
Sección 2
Aceptación del Documento
1.Buscar el XML en su equipo: descargue en su computadora el archivo XML del proveedor de compras, cree una carpeta con el nombre del proveedor del respectivo comprobante y guárdelo en esa carpeta. Cuando estos pasos estén realizados en la carpeta «Cargar archivo XML» busque el documento en formato XML.
2. Verifique la validez del documento: presione el botón «Verificar doc en Hacienda» si el documento se muestra con el estado «Aceptado por Hacienda» puede continuar con el paso 3. Sí el documento cuenta con todo lo que se estableció a la hora de realizar la factura puede marcar el botón de Aceptado de lo contrario marque la opción Rechazado. (Se marca esta opción por alguna información incorrecta que haya ingresado el proveedor). Por ultimo la flecha número 4 le señala el botón Aceptar Documento en Hacienda para enviar la respuesta a Hacienda.
6. Datos del XML (Información del doc que realizo el proveedor) clave del documento, Nº de consecutivo (numero de la factura), fecha de emisión.
7. Datos del Emisor del XML: Nombre emisor, Nª Ced. Emisor, Nª Ced Extranjera, Correo Emisor, si el proveedor no tiene correo electrónico el usuario debe agregarlo en el espacio para enviar la aceptación a la empresa proveedora. En caso contrario si el correo aparece en el espacio se puede dejar así. (En este segmento se analiza la información del proveedor)
Datos del Receptor del XML: Nombre receptor, Nª Ced. Receptor, Nª Ced Extranjera, (Los datos de la empresa, es importante que en esta sección el usuario pueda observar si el proveedor tiene ingresado los datos correctos de la empresa)
Total impuesto, total comprobante. Estos datos deben coincidir con el documento en físico y el pdf que el proveedor envía por correo.
Estado, Aceptado, Rechazado y Detalle del mensaje. Se marca la opción de aceptar o rechazar el documento y en el campo de detalle el usuario puede escribir alguna nota al proveedor o en el caso de rechazar el documento, justificar el por qué del rechazado.
5. Cargar Artículos: después de aceptar el documento el sistema le mostrará la opción
«¿Desea cargar los artículos del XML aceptado en Hacienda?» Si marca la opción sí, el sistema le mostrará los artículos que contiene el XML, como el siguiente ejemplo:
Comparación de Artículos sistema vrs Archivo XML proveedor.
Las primeras 6 columnas corresponden a los artículos ingresados en el sistema y las ultimas 11 columnas pertenecen a la información que envía el proveedor.
ARTICULOS
- Código del artículo, CodBarras, nombre del Articulo en la base de datos, Precio Actual (precio de costo vigente del producto), Impuesto (porcentaje del impuesto), Cod. Cabys.
- Código XML, Código XML2, Artículo XML (nombre que le da el proveedor al articulo) , Precio XML, Cantidad XML, Subtotal XML, Impuesto XML, Mto ImpEsp XML (monto del impuesto especial) Mto Imp XML (el monto del impuesto), Total XML.
Con esta información es más fácil revisar cambios que haya realizado el proveedor.
Para que el sistema identifique cuales son los productos que se muestran en el XML, es necesario vincularlos. Para esto se le da doble clic a la línea vacía, el sistema despliega una ventana para realizar la búsqueda del articulo esta se puede realizar por descripción o por código, también se muestra la opción de crear artículo + en el caso que sea nuevo.
Después que todos los artículos estén emparejados y se encuentran diferencias: en impuestos, descripciones o cantidades, puede presionar nuevamente doble clic sobre el artículo y cuando se abra la venta de «Búsqueda de Artículos» presione clic derecho sobre la linea y elija la opción Mantenimiento de Artículos.
En esta pestaña puede cambiar los datos que necesite para actualizar el articulo. (Más información de la funcionalidad de esta ventana busque en el manual de ayuda «Mantenimientos de artículos» ). u Después de presionar el Botón Guardar, debe darle doble clic nuevamente a la línea del articulo para que el sistema realice el calculo de nuevo, sin salir de la ventana «Búsqueda de Artículos «
PRECIOS:
El sistema muestra diferencias de precios en los artículos, compara la lista que se selecciona en la compra con los datos de emisión del proveedor y en una columna por aparte se muestra el impuesto especial.
Se pueden actualizar de dos formar los precios:
- Para actualizar solo el costo del articulo se marca la casilla izquierda correspondiente a la linea del articulo. Sí desea actualizar todos los precios que le muestra la pantalla de precios, maque la opción «Seleccionar todo».
- De lo contrario si necesita actualizar la lista de costos y la lista de venta, presione doble clic en la linea del articulo y se despliega la siguiente ventana:
MODIFICAR PRECIO:
- Lista de precio compra: lista de compra registrada en el sistema.
- Imp. Especial: no todos los artículos cuentan con un impuesto diferenciado(especial), el articulo que si lo cuenta se mostrará en este espacio.
- Costo Compra Nuevo: costo nuevo del proveedor.
- Precio Calculo: suma del costo nuevo del proveedor y el impuesto especial.
Cambiar precio en otras listas
- Lista de precio: se elije la lista presionado enter en el espacio amarillo y se selecciona presionando doble clic en la linea.
- Modificar Otra Lista +: se presiona este botón para que el sistema despliegue en la pantalla la opción para modificar la información de la lista.
- Lista Precio: la lista que el usuario eligió (venta, costo reales)
- P. Actual: precio sin impuesto registrado en el sistema
- P. Actual Publico: precio con impuesto que se utiliza para la venta final
- % Dto1, % Dto2: espacio para observar los descuentos establecidos al articulo, este campo es abierto para que el encargado de compras borre, cambie o agregue el descuento correspondiente.
- % Utilidad : esta utilidad esta ingresada en cada uno de los artículos en el mantenimiento de artículos, para que sea más fácil para el usuario actualizar los precios. Esta casilla se puede modificar en el momento para mejorar el calculo del la utilidad, sin embargo, esta opción no actualiza la utilidad del articulo en el mantenimiento. Solo se utiliza para el momento.
- Mto Utilidad: es el resultado del calculo de la utilidad en dinero.
- P. Nuevo: esta casilla muestra el precio nuevo sin impuesto y es el que se guarda en el sistema.
- % Impuesto: el impuesto es seleccionado en cada uno de los artículos en el mantenimiento de artículos, este se carga de forma automática y no se puede modificar en esta ventana.
- Monto Impuesto: es el resultado del calculo de la columna «% imp» y «P. Nuevo» en dinero.
- P. Publico: precio final con impuesto, esta casilla se puede modificar para que el usuario redondee el precio como lo vea mejor.
Cod. CABYS:
El sistema muestra los artículos que presentan diferencia en el código cabys. Compara con los códigos que el proveedor le asigna a los artículos en el documento.
Se puede seleccionar todas lineas que se muestran en la pantalla marcando la casilla o bien puede marcar las líneas que quiere actualizar.
Nota: Se guardaran los Cod. CABYS marcados con check,
Importar artículos
Cuando se emparejan todos los artículos, no existan espacios en blanco, se revise las pestañas de cambios de precio y códigos cabys. (En la comparación de artículos del sistema con los artículos del proveedor). Se presiona el botón de importar, de esta manera todas las líneas que estaban registradas en el XML se cargan al sistema con sus cantidades, descuentos y precios de costo, con estos datos en el sistema lo único que falta es comparar los totales del documento del sistema con los montos del XML para revisar que todo este correcto y que ambos documentos estén con los mismos montos.