Detalle Liquidación Camiones:
En esta ventana se observa todos los documentos que se agregaron en oficina para que el REPARTIDOR realice las diferentes entregas a los clientes. Una vez concluida la ruta sí el Repartidor no cuenta con dispositivo móvil el usuario encargado de las liquidaciones debe agregar los gastos que realizo el repartidor con el dinero de la ruta, recibos de dinero de cuentas por cobrar que se le asignaron para que realizara el cobro respectivo.
Información General:
N° Liq. seleccione el numero de liquidación presionando la tecla Enter o escribiendo el numero de la liquidación en el espacio en blanco. Cuando este se selecciona se rellena la información de fecha liq, cantidad Docs.
En el botón de Ver Docs. le permite al usuario de oficina observar todos los documentos que se agregaron a esa liquidación por ejemplo: facturas de contado y crédito, recibos de dinero y de tesorería, gastos, entre otros documentos.
Balance de Efectivo:
Documentos que suman a la liquidación
- Facturas de contado: monto total de las facturas de contado que se le asignaron al repartidor, en la carpeta se puede observar un desglose de las facturas asignadas.
- Recibos por dinero: se muestra el monto total de los recibos por dinero aplicados a las facturas de crédito, se puede observar el desglose de los documentos en la carpeta que se encuentra en la misma linea de los recibos.
Documentos que restan la liquidación
- Gastos: total de los gastos que realizo el repartidor con dinero de la ruta. Se pueden revisar los gastos ingresados en la carpeta de manera individual. Sí el repartido no tiene dispositivo móvil con la aplicación se pueden agregar en el + de esta forma quedan asignados en la liquidación que se esta trabajando.
- NC. Factura Contado: monto total de las notas de crédito y notas financieras realizadas por el repartidor, cuando el usuario no tiene móvil, es recomendable que este proceso lo aplique el vendedor. De todas maneras se puede realizar en el botón de +.
- NC. Factura Proveedor: monto total de las notas de crédito gasto a proveedor, en la carpeta se pueden observar los documentos de forma individual. Este proceso es recomendable que lo aplique el vendedor, por lo general esta NC a proveedor son pagos de espacio o negociaciones que tiene el cliente con la empresa.
Monto a reportar:
Resultado de la suma de las facturas de contado y recibos de dinero, menos los gastos y notas.
- Monto Reportar Tesorería: cuando el tesorero reporte el dinero y realice los recibos respectivos del dinero (ingreso por efectivo, deposito, trasferencia, sinpe, cheque) y otros documentos respectivos, el monto total se mostrará en este espacio, en la carpeta se puede observar el registro que se realizo en tesorería.
- Depósitos hechos en el móvil: en este espacio se puede observar el monto total de los depósitos realizados en el móvil y en la carpeta se observan de forma individual los depósitos.
- Cheques hechos en móvil: en este espacio se puede observar el monto total de los cheques realizados en el móvil y en la carpeta se observan de forma individual los cheques.
- Diferencia: Al monto TOTAL se le resta el monto reportado en tesorería, los depósitos y cheques realizados en el móvil.
La diferencia debe ser 0 o un monto cercano a este.
Balance de documentos a crédito
Documentos de crédito asignados a la liquidación.
- Facturas de Crédito: las facturas de créditos que se asignan a la liquidación.
- Facturas Mercadería Entregada: facturas de contado y crédito.
- Facturas Canceladas: documento de crédito que el cliente cancelo con un recibo por dinero.
- Facturas Mercadería No Entregada: se marcan cuales son las facturas que no se entregaron.
- Facturas Anuladas: documento rechazado por hacienda que el usuario anulo.
Otros datos asociados a liquidación:
- N.C. Factura de Crédito: se muestra la cantidad de notas de crédito a facturas de crédito que se realizaron en la ruta
- Cheques Agregados: cantidad de cheques agregados en la liquidación.
- Documentos con Pago Parcial: cantidad de abonos realizados a facturas de crédito en la liquidación.
¿Qué debo hacer cuando la diferencia da un monto diferente a cero?
- El tesorero debe revisar lo que el vendedor reportó en la tesorería.
- El tesorero debe revisar cada uno de los recibos que digitó en la tesorería, anular y volver a generar sí es el caso de algún error.
- Consultar al vendedor si le falto un documento de agregar como un gasto, recibo.
- Consultar al vendedor si digito correctamente los deposito y cheques en el móvil.
- Revisar si el vendedor o el usuario que liquida ingreso algo demás.
¿Falta un documento en la liquidación, como lo agrego?
El usuario debe ir a:
-Documentos Procesados, utilizar los filtros para hallar el documento
-Presionar con clic derecho sobre la linea del documento que desea trasladar
-Escoger la opción «Asignar Doc. a Liquidación»
La primera flecha, marca un Doc. en liquidación 0, lo cual significa que este no pertenece a ninguna liquidación, la cual sin problemas se puede incluir en una liquidación «sin Aprobar»
La segunda flecha marca un Doc. que ya pertenece a una liquidación, este se puede asignar a otra liquidación sí, se presenta el caso
1. Que el Documento se encuentre Asignado a una liquidación sin aprobar, de esta manera el sistema le mostrara la primera imagen que se observa a continuación.
Sí se desea continuar el proceso de trasladar un documento de liquidación se presiona la el botón Sí
Otras dos condiciones que debe tener el documento es que este no se encuentre en una liquidación aprobada (cerrada) como se puede observar en la segunda imagen y tampoco puede estar cancelando otro documento, como se muestra en la tercera imagen, de esta manera no se podría trasladar.
¿Qué hacer si el documento que necesito se encuentra en una liquidación Aprobada?
Un administrativo con permisos de «Reactivar liquidaciones Aprobadas», puede volver a reactivar la liquidación Aprobada, para que el usuario pueda trasladar el documento.
NOTAS ADICIONALES:
Toda factura de crédito debe pasar primero por una liquidación de Entrega para después poder asignarse a una liquidación de Cobro.
Es de suma importancia cerrar las liquidaciones, para que la facturas de crédito se liberen y se puedan asignar a la siguiente liquidación. Si este proceso no se realiza el vendedor no podría ver las facturas de crédito, para realizar algún abono o cancelación correspondiente.
La empresa es la que decide cada cuanto liquida a los vendedores, este proceso se puede hacer diariamente, semanal, hasta quincenal, más de ese tiempo no es recomendando.