Mantenimiento de Cliente

Por lo general las empresas cometen el error de no centralizar la información en una única base de datos y esto muchas veces afecta a que la misma no se encuentre completa o que no sea confiable.

Los sistemas de Gestión aparte que orientan al usuario, les ayuda almacenar información específica, actualizarla fácilmente y utilizarla en el momento necesario.
El objetivo de crear una base de datos es centralizar la información de tus clientes y prospectos. La comunicación con ellos debe ser personalizada, puedes segmentar por tipo de cliente, condición, magnitud, últimas ventas… así tendrás mayor oportunidad de conectar con ellos.

1. Filtros:

Código: consecutivo que asigna el sistema de forma automática cuando se crea un cliente, con el se puede buscar mas rápido el cliente a la hora de facturar.

Razón Social: se busca el cliente con el nombre tributario con el cual esta escrito en hacienda.

Nombre: es el filtro más común que los usuario suelen utilizar debido a que las empresas las reconocen por el nombre comercial.

Representante: cuando se agrega en el espacio correspondiente el representante de la empresa, es más sencillo buscar con este filtro. El represente puede ser esa persona con la que se tiene más contacto, sea el que realiza la compra, el encargado del crédito o como tal el gerente o administrador de la institución. Este espacio se utiliza a convenir.

Cedula: el numero de identificación de la empresa cliente, el numero se debe agregar sin guiones ni espacios.

Lista de Precios: se puede buscar por medio de la lista de precios que tiene asignada el cliente.

2. Buscar:

Si el usuario quiere buscar todos los clientes puedes presionar el botón de buscar o bien después de utilizar los filtros presione el botón de buscar.

4. Limpiar Filtros:

Si los filtros que utilizo no le mostro el cliente que necesitaba, de forma rápida puede presionar el botón de limpiar los filtros para iniciar la búsqueda nuevamente.

 

3. Nuevo Ingreso+

1.Información:

1. Código: consecutivo que asigna el sistema de forma automática cuando se crea un cliente, con el se puede buscar mas rápido el cliente a la hora de facturar.

2. Razón Social: Se agrega el nombre con el que tributa el cliente o como esta inscrito en hacienda. Ejemplo: ACDsystem Sociedad Anónima

3. Nombre: Se agrega el nombre comercial de la empresa. Ejemplo: ACDsystem

4 Tipo ID: El numero de identificación se agrega con todos los dígitos esto incluye los ceros, la cedula debe cumplir el formato establecido por ley y el usuario no debe digitar guiones, ni espacios.

  • El formato para cedula de persona física debe contener 9 dígitos.
  • El formato para cedula de persona jurídica debe contener 10 dígitos.
  • El formato para DIMEX (Documento de Identificación de Migración y Extranjera) debe de contener 11 o 12 dígitos.
  • El formato NITE (Numero de Identificación Tributario Especial) debe de contener 10 dígitos.
  • PND el formato para proveedor No Domiciliario debe contener 20 dígitos. Además puede llevar números y letras.

Verificar cedula en el SIC:  Hacienda cada 3 meses actualiza en su base de datos, todas aquellas personas y/o empresas que se inscriben en el Tribunal Supremo de Elecciones. Cuando presionas el botón, el sistema revisa si la cédula que se digito en el espacio blanco para confirmar que este correcta.

5. Dirección: se agrega la ubicación actual de la empresa.

6. Teléfono: Se digita el número de teléfono del cliente, se agregan  los 8 números, el 506 no se debe contemplar. Si el cliente no quisiera brindar su numero de teléfono puede dejar el espacio vacío.

  • Cod. Área País: Se utiliza el código 52 que corresponde al código del área del país de Costa Rica +(506).           

Cuando no el usuario no conoce cual es el código del paisa debe presionar la tecla Enter en el espacio en blanco y el sistema desglosa todas las opciones con los diferentes códigos de país.

En el espacio vacío de Buscar: puede escribir el nombre del pais que busca  y cuando se filtre entre las opciones debe presionar doble clic para seleccionar la opción.

7. Email Envió Comprobante 1.

8. Email Envió Comprobante2.3.: Este campo se incorporo exclusivamente para la facturación electrónica. El sistema le enviara las facturas al correo que se asigne en este espacio. En el caso que el cliente no quiera brindar esta información se puede digitar en el espacio de correo 0000@gmail.com o se puede dejar en blanco.

9. Email: correo personal de la empresa para enviar otra información.

10. Encargado de Recibir Mercadería: persona de la empresa (cliente) que esta encargada de recibir los pedidos de compra .

11. Representante: el represente puede ser esa persona con la que se tiene más contacto, sea el que realiza la compra, el encargado del crédito o como tal el gerente o administrador de la institución. Este espacio se utiliza a convenir.

12. Contacto: cuando se llama al teléfono de la empresa, se escribe quien contesta o a quien se dirige la llamada

Activo: el cliente esta disponible para poder facturarle, si la opción esta desmarcada no se le podría facturar.

Pagar Impuesto: se marca si el cliente paga o no el impuesto tributario. En el caso que el cliente se le pueda aplicar una exoneración por actividad económica o por Exonet, en la casilla deberá mantenerse marcada afirmando que paga impuesto.

Es Cliente General para TIcket: cuando la empresa necesita hacer un registro del cliente que me esta comprando pero esta no quiere que le llegue la información de la compra Hacienda, ni al correo. Se debe digitar estos campos

  • Nombre y Razón Social: Se escribe de forma correcta para guardar el registro de la venta.
  • Cedula: «No se debe rellenar»
  • Área del Pais: código 52
  • Teléfono: se aconseja digitar el numero del cliente para no perder el contacto total con el cliente, sin embargo se puede dejar en blanco.

Por ultimo marque el cuadro de que Es cliente General para Ticket.

2. Crédito:

  • Marcar Crédito: se marca la casilla para otorgar crédito al cliente, para que esta opcion funcione de la manera correcta el usuario debe rellenar los siguientes campos.
  • Limite de Crédito: el monto en dinero que el cliente puede comprar a crédito.
  • Cantidad de documentos vencidos: se establece cuantas compras puede realizar el cliente, después de que la o las facturas se venzan por no cancelarse a tiempo. Esta cantidad se debe de agregar en numero, como lo muestra el ejemplo, en este caso se coloca 0 porque el cliente no puede comprar después de que se le haya vencido la factura.
  • Plazo: el plazo es un indicador de cuantos días tiene la factura que se genera a crédito para vencerse.
  • Observaciones: espacio abierto para que el usuario agregue información importante acerca del crédito.

3. Categorización:

Recuerda que la clasificación de los clientes puede variar según la naturaleza de tu negocio y los objetivos que persigas. Es importante utilizar los datos y análisis disponibles para determinar los criterios de clasificación más relevantes para tu empresa y adaptar tus estrategias en consecuencia.

 

Para rellenar estos espacios se debe realizar los registros en el mantenimiento clientes para después asignar al cliente.

 

Ruta:

 

Es útil para optimizar la eficiencia en la entrega de productos o servicios, reducir los costos de transporte y mejorar la satisfacción del cliente al garantizar tiempos de entrega más precisos y confiables. Esta clasificación permite una planificación estratégica de las rutas de distribución y la asignación de sus recursos, asegurando una cobertura adecuada para cada grupo de clientes según su ubicación geográfica.

  1. Ruta principal: Los clientes ubicados en la ruta principal son aquellos que se encuentran a lo largo de la ruta más utilizada y eficiente para la entrega de productos o servicios. Estos clientes suelen estar más cerca del centro de distribución o tener una mayor densidad de población en sus áreas, lo que facilita la entrega y reduce los costos de transporte.
  2. Rutas secundarias: Los clientes ubicados en rutas secundarias son aquellos que se encuentran fuera de la ruta principal, pero aún son atendidos periódicamente. Estos clientes pueden requerir un poco más de tiempo y recursos para la entrega debido a su ubicación más alejada o dispersa.
  3. Rutas especiales: Algunos clientes pueden requerir rutas especiales debido a su ubicación remota, difícil acceso o necesidades particulares. Estos clientes pueden estar en zonas rurales, en áreas con restricciones de entrega o en lugares con condiciones climáticas extremas. La clasificación en rutas especiales permite una planificación adecuada y una asignación de recursos adaptada a estas situaciones.

Otras opciones para clasificar es realizar un registro de las diferentes rutas, vendedores o lugares que la empresa tiene establecida para vender y repartir  los productos o servicios a los diversos clientes.  De esta manera se le asigna al cliente nuevo a que ruta pertenece.

 

Zona Venta:

 

Si tu negocio cuenta con múltiples puntos de venta o áreas de cobertura, puedes clasificar a los clientes en función de la zona geográfica en la que se encuentran. Esto te ayudará a gestionar y asignar recursos de manera más efectiva, teniendo en cuenta las particularidades de cada zona y adaptando tus estrategias de marketing y ventas según las necesidades locales.

En esta ventana se realiza el registro de la zona en la que se le vende al cliente. También Se puede identificar como el lugar donde se ubica el cliente o su ubicación geográfica.

 

Zona Reparto:

 

Esta opción se utiliza cuando la empresa realiza ventas al cliente,  pero este decide que la mercadería se le entregue en otro sitio. Puede ser en otro comercio, bodega o zona.

El usuario en oficina agrega el lugar donde se entrega en esta sección. Ya que la  zona donde se vende es diferente a la zona donde se reparte.

También este campo se puede utilizar para seleccionar quien es e repartidor a cargo.

 

Lista de precios:

 

 

En en mantenimiento de Precios ►Listas de Precio, se agregan las listas de precio que la empresa necesite para facturar, cotizar, entre otros procesos.

Es importante seleccionar correctamente la opción del tipo de lista, si la empresa va utilizar la lista para la venta, para comprar o para costos reales (costo menos descuento), en esta sección se elije.

Una vez creada la lista de precios y seleccionada la opción de lista. Ya estaría para que el usuario pueda asignarla al cliente y de forma automática el sistema jala la lista para facturar con los precios establecidos previamente.

Arquitectura Nivel 1 y Nivel 2:

Demográficamente:  Puedes clasificar a tus clientes según características demográficas como edad, género, ubicación geográfica, ingresos, ocupación, estado civil, etc. Esto te permitirá comprender mejor a tu audiencia y adaptar tus mensajes y ofertas en consecuencia

Comportamiento de compra: Puedes segmentar a tus clientes según su comportamiento de compra, como la frecuencia de compra, el valor promedio de compra, los productos o servicios que han adquirido, la última vez que realizaron una compra, etc. Esta clasificación te ayudará a dirigir ofertas específicas a grupos de clientes que tienen características de compra similares.

BONIFICACION
DESCUENTO
OFERTAS
PRECIO ESPECIAL

 

Esq. de Dto Provee.

Mantenimientos ►Clientes ►Esquemas de descuento ►Por Proveedor

Esq. de Dto Articulo:

Mantenimientos ►Clientes ►Esquemas de descuento ►Por Proveedor

Condición Negocio:

Esta clasificación se refiere a la situación o condición particular de los clientes. Puedes clasificarlos en diferentes categorías según si son nuevos clientes, clientes recurrentes, clientes inactivos, clientes potenciales, etc. Esto te permitirá adaptar tus estrategias y acciones para cada grupo y abordar sus necesidades de manera específica.

 

Cuando los clientes cambian de Razón Social, venden el negocio o lo cierran esta sección es para indicarle al sistema que paso con el cliente.

Canal Distribución:

Se refiere a la ruta o los medios utilizados para llevar un producto o servicio desde el fabricante hasta el cliente final. El canal de distribución implica la gestión de actividades como el transporte, el almacenamiento, la promoción y la venta del producto. Los canales de distribución pueden ser directos (venta directa del fabricante al cliente final) o indirectos (involucran intermediarios como distribuidores, mayoristas o minoristas).

  1. Canal de distribución directo: En este tipo de canal, el fabricante vende sus productos o servicios directamente a los clientes finales, sin intermediarios. Puede ser a través de una tienda física propia, un sitio web de comercio electrónico o ventas directas a través de representantes de ventas de la empresa.
  2. Canal de distribución indirecto: En este caso, se involucra al menos un intermediario entre el fabricante y los clientes finales. Algunos ejemplos de intermediarios incluyen mayoristas, minoristas, distribuidores o agentes de ventas. El fabricante vende sus productos al intermediario, quien luego los distribuye a los clientes finales

Es importante señalar que una empresa de distribución puede utilizar diferentes combinaciones de estos canales de distribución según sus necesidades y objetivos comerciales. La elección de los canales adecuados dependerá de factores como el tipo de producto, el mercado objetivo, la infraestructura disponible y las preferencias del cliente.

  • Mayoristas: Los mayoristas son intermediarios que compran grandes cantidades de productos directamente a los fabricantes y luego los venden a minoristas u otros distribuidores. Los mayoristas suelen tener una amplia red de contactos y capacidad de almacenamiento para manejar grandes volúmenes de productos. Son especialmente útiles cuando se trata de productos que requieren una distribución masiva.
  • Minoristas: Los minoristas son empresas que venden productos directamente a los consumidores finales. Pueden incluir tiendas físicas, tiendas en línea, supermercados, grandes almacenes, entre otros. Los distribuidores pueden optar por vender sus productos directamente a los minoristas, quienes se encargan de la distribución y venta final.
  • Agentes de ventas: Los agentes de ventas actúan como representantes de los fabricantes o distribuidores y se encargan de promocionar y vender los productos a los clientes. Los agentes de ventas pueden tener una red de contactos establecida en un mercado específico y ayudar a ampliar la presencia de los productos en diferentes ubicaciones geográficas.
  • Comercio electrónico: Con el crecimiento del comercio electrónico, muchas empresas de distribución están estableciendo canales de venta en línea. Esto implica la creación de una plataforma de comercio electrónico, ventas por whatsapp, correo electrónico, llamadas telefónicas

Canal de distribución corto: Este tipo de canal involucra un número limitado de intermediarios entre el fabricante y los clientes finales. Por ejemplo, el fabricante vende sus productos a un distribuidor, quien luego los vende a minoristas que se encargan de llegar a los consumidores.

Canal de distribución largo: En contraste con el canal corto, el canal de distribución largo involucra varios intermediarios entre el fabricante y los clientes finales. Por ejemplo, el fabricante vende sus productos a un mayorista, quien lo vende a un distribuidor, y este a su vez a minoristas, que finalmente llegan a los consumidores.

 

Canal de distribución multicanal: Este tipo de canal implica utilizar múltiples canales de distribución simultáneamente para llegar a los clientes. Por ejemplo, una empresa puede vender sus productos a través de tiendas físicas, un sitio web de comercio electrónico y distribuidores autorizados, ofreciendo a los clientes diferentes opciones de compra.

Es importante tener en cuenta que la elección del tipo de canal de distribución dependerá de varios factores, como el tipo de producto, el mercado objetivo, la infraestructura disponible y la estrategia de la empresa. Algunas empresas pueden utilizar combinaciones de diferentes tipos de canales para aprovechar las fortalezas y llegar a un público más amplio.

 

El canal de distribución le permite crear segmentos para agrupar a los clientes y conocer cual es el numero de total de empresas que se atiende de ese sector.

Cod. GLN:

Un campo utilizado en ciertas ocasiones cuando las empresas le venden a gobierno, este código viaja en los datos de la facturación electrónica.

Nacionalidad:

  1. Segmentación del mercado: La nacionalidad puede ser un criterio relevante para segmentar el mercado y comprender las necesidades, preferencias y comportamientos de diferentes grupos de clientes. La cultura, el idioma, las tradiciones y las costumbres pueden variar según la nacionalidad, lo que influye en las decisiones de compra y en la forma en que los productos o servicios son percibidos. Al clasificar a los clientes por su nacionalidad, puedes adaptar tus estrategias de marketing y comunicación para llegar de manera más efectiva a cada grupo.
  2. Personalización de la experiencia del cliente: La clasificación por nacionalidad te permite ofrecer una experiencia de cliente más personalizada. Puedes utilizar la información de la nacionalidad para proporcionar contenido y promociones específicas que sean relevantes para cada grupo de clientes. Esto puede incluir ofertas especiales, mensajes en su idioma nativo, celebraciones de festividades culturales importantes, entre otros.

 

 

Esta clasificación ayuda al usuario a  conocer e identificar cual es la nacionalidad que pertenece el cliente o los clientes.

 

Clase ABC:

La clasificación de clientes en categorías A, B y C es una técnica comúnmente utilizada en marketing y gestión de ventas para segmentar a los clientes en función de su valor y potencial de negocio.

Categoría A: Los clientes de la categoría A son aquellos que generan la mayor parte de los ingresos o utilidades para tu empresa. Suelen ser clientes leales, frecuentes y de alto valor. Algunas características comunes de los clientes de la categoría A podrían incluir:

  • Realizan compras frecuentes y consistentes.
  • Generan altos volúmenes de ventas o ingresos.
  • Tienen un historial de pagos puntual y completo.
  • Muestran lealtad a tu marca y recomiendan tus productos o servicios.

 

Categoría B: Los clientes de la categoría B son aquellos que tienen un valor medio para tu empresa. Aunque no generan tantos ingresos como los de la categoría A, aún son importantes para tu negocio. Algunas características de los clientes de la categoría B podrían ser:

  • Realizan compras de forma regular, pero no tan frecuentemente como los clientes de la categoría A.
  • Generan un volumen de ventas moderado.
  • Pueden tener algunos retrasos ocasionales en los pagos, pero generalmente cumplen con sus obligaciones.
  • Muestran cierto grado de lealtad, pero pueden estar abiertos a probar productos o servicios de la competencia.

Categoría C: Los clientes de la categoría C son aquellos que tienen un valor bajo para tu empresa. Por lo general, no generan muchos ingresos y pueden requerir una inversión significativa de tiempo y recursos para atenderlos. Algunas características de los clientes de la categoría C pueden ser:

  • Realizan compras esporádicas o de bajo volumen.
  • Generan pocos ingresos o ventas.
  • Pueden tener dificultades para pagar a tiempo.
  • Muestran poca o ninguna lealtad a tu marca y pueden estar dispuestos a probar productos o servicios de la competencia.

 

 

Esta clasificación se realiza en base a la importancia del criterio otorgado por la empresa a los clientes. Esto quiere decir que de esta forma es mas sencillo destinar los recursos a las referencias elegidas.

  • Clase A: es el segmento de clientes más importante, no en cantidad sino en valor de compra, y suelen ser el 20% de clientes que supone aproximadamente el 80% de las ventas.
  • Clase B: representa el 30% de clientes que supone el 15% de las ventas.
  • Clase C: representa la mayor cantidad de clientes a los que vendemos, pero es el porcentaje más bajo en volumen de ventas, siendo el 50% de clientes que supone el 5% de los ingresos

Tipo de Cliente:

Clasificación por industria o sector:

Esta clasificación se basa en el sector o industria a la que pertenecen tus clientes. Puedes segmentarlos según su industria (por ejemplo, salud, tecnología, educación, etc.) o incluso por el tamaño de la empresa (pequeñas, medianas, grandes empresas). Esto te permitirá adaptar tus mensajes y soluciones a las necesidades y desafíos específicos de cada sector.

 

 

El tipo de Cliente se utiliza en los puntos de venta para guardar los registros y segmentar entre los clientes ingresados en el sistema.

 

4. Organización Territorial:

 

Esta clasificación se basa en la ubicación geográfica de los clientes. Puedes segmentarlos por países, regiones, ciudades o incluso por códigos postales. Esta información te puede ser útil para adaptar tus estrategias de marketing y ventas a las características y preferencias de cada región.

 

Si la empresa detalla esta información en cada uno de los clientes, podrá observar en la aplicación del  Dashboard Gerencial gráficamente que cantidad de territorio ha logrado cubrir la empresa y cual segmento representa un gran porcentaje.

  • País: pais en el que se encuentra el cliente.
  • Provincia: división administrativa territorial en la que se organizan algunos estados como Costa Rica, en la actualidad existen 7 provincias.
  • Cantón: los cantones son relativamente pequeños en términos de área y población. Costa Rica cuenta con 82 cantones.
  • Distrito: la cantidad de distritos que existen en Costa Rica es 488 distritos.
  • Barrio: parte de una población de extensión relativamente grande, que contiene un agrupamiento social espontáneo y que tiene un carácter peculiar, físico, social, económico o étnico por el que se identifica.

 

 

5. Datos GPS Y Mapa:

  • Latitud, Longitud: estos datos los carga el móvil, cuando se puntea desde el teléfono
  • Si se digita de forma manual la latitud y longitud el usuario puede cargar el mapa usando esos registros. .

Cargar mapa usando latitud y longitud:;

Observar el registro por medio del mapa de satélite, mapa o relieve.

6. Exoneración:

Hay 3 formas para que el cliente no pague impuestos a la hora de generar la factura

  • La empresa que no pague impuestos por ubicarse en una zona Franca se puede quitar el check de pagar impuesto. Este campo esta ubicado en la primera pestaña de información del cliente.
  • Cuando la empresa solicita Hacienda la exoneración en ciertos artículos, se utiliza la opción de «Aplicar exoneración por actividad Económica Exenta», de esta manera la empresa puede aplicar la exoneración de los artículos de forma individual. Por ejemplo Clientes que se dedican a la ganadería,  se pueden exonerar productos que adquieran que tengan que ver con el regimen en el que están inscritos.
  • Las empresas registradas con la Exoneración por Exonet, debe presentar a la empresa el pdf con # Doc. Exoneración, de esta forma el sistema puede verificar la exoneración, además este documento debe incluir los códigos cabys que la empresa presenta ante Hacienda para que le apliquen la exoneración, es decir cada uno de los artículos que se facture al cliente deben contener el código cabys presente en el documento.

 

¿Cómo puedo eliminar un cliente?

¿Sí un cliente cambia de razón puedo cambiarle los datos para facturarle?

¿Cómo hago para ingresar dos Clientes iguales?

¿El sistema me permite ingresar dos veces el mismo cliente?