El cierre de caja es el método que se utiliza para contabilizar, las diferentes transacciones que surgen en un negocio, se contemplan tanto salidas como entradas de dinero. Los cierres de caja son ciclos que se recomienda realizarse diariamente.
El objetivo de llevar este control es conocer el flujo de dinero diario y comprobar que la cantidad de dinero recibida por diferentes métodos de pago como efectivo, depósitos realizados por transferencia, sinpe, tarjeta o pagos con moneda extranjera, correspondan al valor de las ventas que se han reportado en caja. También podrás conocer las salidas que surgen como: los pagos a proveedores, gastos, salidas de dinero (sin un comprobante de por medio), devolución de mercadería, entre otros documentos que se puedan adjuntar.
Cierre de Caja
Los cierres de caja se crean por usuario, cuando este genere movimientos en el sistema quedaran registrados a su nombre, como ventas, cobros, compras, notas y más.
La función del botón de ACTUALIZAR: es para que el usuario pueda recargar documentos que se han generado recientemente.
Cierre de caja # : este consecutivo es el numero del cierre de caja en el cual el usuario esta trabajando, el sistema lo muestra de forma automática y es un consecutivo general es decir el sistema No crea un consecutivo individual de cierre de caja por usuario.
Fecha de apertura: Los cierre de caja se abren de forma automática. Cuando el usuario, o el encargado realice el cierre la caja, el sistema abre un cierre de caja nuevo con el siguiente consecutivo.
Nota importante: El sistema de manera automática realiza la apertura del cierre de caja, no importa la hora o el día, el cierre de caja que se aplica, se abre automáticamente el siguiente.
#1 Ingresos:
En este segmento el usuario puede observar:
- Ventas de contado: ventas que se realizaron desde la apertura del cierre de caja, realizadas por el usuario.
- Recibos de dinero: abonos o cancelaciones que se realizaron de facturas de crédito.
- Requisiciones: documentos internos de venta, estos documentos suman al cierre de caja como ventas de contado que se cobraron en efectivo.
- Otros Ingresos: dinero que entro a la caja sin factura de por medio, esta opción el usuario la puede utilizar para ingresar ventas sin factura, ingreso de monedas o billetes a la caja, ingreso de dinero por tiempos, recargas telefónicas, pagos de servicios. (Se utiliza para ingresar cualquier dinero en efectivo, sinpe o transferencia, que se necesita contabilizar para que la caja cierre de manera correcta)
- Fondo de caja de apertura: monto total con el cual el cajero inicia su jornada (Este fondo se puede cargar de manera automática del cierre anterior que realizo el usuario o puede predeterminar que cargue un monto en especifico)
- Total Ingresos sumatoria del Total de dinero que percibió el cajero desde que se abrió su cierre de caja.
Para revisar los diferentes documentos de venta que realizo el usuario se presiona la carpeta, en ella se puede analizar el detalle de la forma de Pago del Documento (Si la factura se cancelo por sinpe, transferencia, tarjeta o efectivo) también el usuario puede liberar el documento del Cierre de Caja, para que el documento no sume al cierre. Esta opción solo funciona si el usuario tiene permiso para liberarlo.
La opción de registrar otros ingresos, funciona para aumentar el monto de dinero en la caja, sin que haya una factura o requisición de por medio. El usuario puede presionar el + para agregar, el software le mostrara los rubros que se han creado previamente para que pueda utilizar, ejemplo: Ingreso de monedas, Ingreso de efectivo, Vuelto de deposito, después de escoger el rubro, se elije la forma que se percibió el dinero si fue en efectivo o en tarjeta, se anota en el espacio en blanco una observación del porque se esta agregando dinero a la caja y por ultimo se agrega el total del ingreso.
link como crear Rubros para el cierre de caja: ______________________
Fondo de Caja Apertura: La primera vez que se va a registrar el fondo de caja, el usuario puede elegir la opción del lápiz para agregarla. Para modificar el fondo de caja el usuario debe tener los permisos respectivos, para realizar el cambio.
Nota: Al concluir la jornada laboral del cajero y este cuente el dinero de su fondo de caja (monedas y billetes) y lo digite en el espacio de «CONTEO DE FONDO DE CAJA» el total se utilizara en el siguiente fondo de caja en «Fondo de caja apertura».
Total de Ingresos: Es el total de documentos que el usuario registro como ingresos y se totalizan en el Cierre de Caja del usuario.
#2 Salidas:
Pagos a proveedores: Cuando el cajero realice un abono o una cancelación de una compra de crédito a proveedor. El dinero que entregue al proveedor se verá reflejado como una disminución en el dinero en su caja. De esta manera el sistema asume que el cajero agarro dinero para pagar la cuenta por pagar.
Retiros: esta opción le permite al cajero sacar dinero de la caja sin que haya un gasto o recibo de dinero. El usuario puede presionar el + para agregar la salida, el software le mostrara los rubros que se han creado previamente para que pueda utilizar, ejemplo: Corte, Retiro Parcial, Pago a proveedor sin factura, Flete, entre otros, después de escoger el rubro, se anota en el espacio en blanco una observación del porque se retira dinero de la caja y por ultimo se agrega el total de la salida.
Gastos: esta opción muestra los gastos registrados por el usuario siempre y cuando utilice la opción de gasto de contando y la forma de pago como efectivo.
Notas Crédito (Fact Contado): las facturas de contado anuladas por el usuario, generan una nota de crédito, la cual disminuye el efectivo del cierre. Sí el usuario registra una nota de crédito a factura de contado también se podrá ver en este campo.
Total de Salidas: el registro de pagos a proveedor, retiros de dinero, gastos y notas a facturas de contado, suman el total de salidas de dinero del Cierre de caja del usuario.
#3 Balance:
Total a Liquidar: Corresponde a la resta del total de INGRESOS y total de SALIDAS. Este monto es el dinero que debe tener el usuario en su Caja.
Este dinero se reporta en el botón «Conteo Efectivo y Otros Doc.»
Conteo Efectivo:
El cajero primero debe registrar el «conteo de fondo de caja», se digita la cantidad de monedas y billetes como ejemplo el conteo que se muestra en la imagen corresponde a que el usuario utilizará en el fondo del siguiente día
- 5 monedas de 5
- 5 monedas de 10.
- 1 moneda 25…
Después de separar el dinero y guardarlo. Se debe realizar el conteo de las ventas, en este caso corresponde al restante del dinero y se recomienda digitar el dinero de igual forma se registra de manera individual.
En la segunda pestaña de Conteo Tarjeta Y otros Rubros, el usuario debe presionar el botón de «Hacer Cierre de Tarjetas» para que de forma automática, sume las facturas canceladas por medio de tarjeta, transferencia, sinpe y cheques.
«En el detalle de pagos con tarjeta», el sistema le muestra todas las facturas canceladas por tarjeta.
«Otros Rubros»: aparecen los rubros creados por el administrador salidas y entradas de dinero, las cuales se muestran totalizadas por rubro.
Con esta información registrada el sistema mostrará el Total de Conteos Cierre de Caja y si hay diferencia entre el balance a liquidar y lo que digito el cajero.
Total otros rubros: le muestra al usuario el total de las salidas e ingresos manuales del sistema.
Observación: el usuario puede agregar un pequeño comentario, este se guardara como respaldo. El usuario puede indicar porque le sobro o le falto dinero o escribir alguna anomalía que sucediera.
#4 Otros
El sistema muestra otros documentos que el usuario realizo mientras tenia el cierre de caja abierto como facturas de crédito, notas, compras, salidas de inventario entradas de inventario, traslados de inventario, ordenes de compra, proformas y gastos por bancos. De esta forma todos los documentos quedan amarrados con el cierre de caja del usuario. Por ultimo se realiza una sumatoria del Total de Otros.
#5 Cerrar e imprimir Liquidación
Cuando el usuario presione este botón, el cierre de caja solo se podrá consultar y reimprimir, no se podrá editar nuevamente.
¿Después de hacer el Cierre de Caja un usuario puede manipular la información (editarla, borrar)?
Una vez que se presione el botón de cierre de caja, ningún usuario en el sistema puede reactivarlo.
¿Puedo imprimir un cierre de caja?
Si se puede, cuando se presiona cerrar e imprimir cierre de liquidación, de forma automática imprime el cierre.
¿Cómo puedo reimprimirlo?
En la venta de listado de liquidación (►Liquidación, ►Listado de liquidación) utiliza los filtros para que no aparezcan muchos resultados, se presiona el botón de buscar, una vez que encuentres el cierre que deseas reimprimir le das doble clic y te abre nuevamente el cierre hay en la parte superior derecha observas un botón de reimprimir.
¿Los cierres de caja se pueden crear por computadora?
No, los cierres de caja se crean por usuario no por computadora, es decir que al usuario que ingrese en la computadora se le vincularan todos los documentos y procesos que realice.